CRM enlatado (HubSpot / Pipedrive / Salesforce): OK hasta 500 contactos y flujos comerciales estándar. CRM propio: conviene si tu proceso es único, tenés 3+ integraciones custom, o pagás más de USD 200/mes en licencias. Costo típico: USD 900-2500.
Qué es un CRM a medida
Un CRM (Customer Relationship Management) a medida es un sistema propio, hecho para tu proceso comercial específico. No es una app instalada de terceros — es código tuyo, base de datos tuya, UI diseñada para tu equipo.
Ejemplo real: un CRM para inmobiliaria con matching automático lead↔propiedad, o un CRM para agro con pipeline de acopio y logística incluida.
Cuándo seguir con HubSpot / Pipedrive
Los CRM enlatados son excelentes en su rango. Quedate en ellos si:
- Tenés menos de 500 contactos activos
- Tu proceso comercial es estándar (lead → oportunidad → cliente)
- Usás las integraciones que trae de fábrica (Gmail, Calendly, Slack)
- Pagás menos de USD 100/mes en total
Cuándo pasarte a un CRM propio
Empezá a considerarlo cuando:
- Tu proceso es distinto al modelo genérico (multi-etapas, aprobaciones, matching)
- Estás pagando +USD 200/mes en licencias + apps + integraciones
- Tenés 3+ integraciones custom que necesitan mantenimiento
- Tu equipo tiene más de 8 usuarios y las licencias por usuario duelen
- Necesitás reportes específicos que HubSpot/Pipedrive no dan bien
Cuánto cuesta un CRM propio
MVP funcional: USD 900-1500. Contactos, oportunidades, pipeline kanban, dashboards básicos.
Robusto con automatizaciones: USD 1500-2500. + integraciones WhatsApp/email/facturación + reportes avanzados.
Hosting: USD 15-40/mes (Cloudflare Workers + D1 o similar).
Break-even típico: 6-12 meses vs seguir con HubSpot/Pipedrive Enterprise.
Un truco: empezar híbrido
No tenés que reemplazar todo de una. Se puede empezar con un CRM propio solo para lo que HubSpot no hace bien (ejemplo: el matching, el pipeline específico) y dejar el resto (marketing automation, email campaigns) en la herramienta que ya usás.
Así reducís riesgo y ahorrás inversión inicial.
"El CRM ideal es el que tu equipo abre sin quejarse."