Zapier: perfecto hasta 1000 tareas/mes y flujos simples (USD 30-200/mes). n8n: mejor relación costo/potencia para flujos complejos y volumen medio (USD 20-50/mes self-hosted). Código propio (Cloudflare Workers): imbatible si volumen es alto o los datos son sensibles (~USD 5-30/mes por proyecto grande).
1. Zapier — el rey de la simplicidad
Zapier tiene 6.000+ integraciones y una UI que cualquier no-técnico entiende en 20 minutos. Para el 80% de las automatizaciones que necesita una PYME, es más que suficiente.
Conviene si:
- Necesitás menos de 1000 tareas/mes
- Los flujos son lineales (paso 1 → paso 2 → paso 3)
- Usás apps mainstream (Gmail, Slack, Sheets, HubSpot, Notion, etc.)
- El equipo no técnico va a mantenerlo
Precio: Free hasta 100 tareas/mes, USD 30/mes (Starter, 750 tareas), USD 74/mes (Professional, 2000 tareas), USD 200/mes (Team, 50k tareas).
Trampa a evitar: Zaps con "Filter" y "Path" en el mismo Zap cuentan como múltiples tareas. Un Zap complejo puede consumir 5-10 tareas por ejecución.
2. n8n — más potencia, mejor precio
n8n es una alternativa open-source que hace lo mismo que Zapier + mucho más. Se puede usar en cloud (n8n.io) o self-hosted (te la instalás vos en un servidor).
Ventajas sobre Zapier:
- Precio: USD 20/mes en cloud vs USD 74 de Zapier equivalente
- Ejecuciones ilimitadas en plan Pro
- Nodos custom (podés escribir JS/Python dentro del flujo)
- Manejo de errores más avanzado (retries, condicionales complejos)
- Self-hosted = costo cero de licencia (solo pagás el servidor, USD 5-15/mes)
Desventajas:
- UI un poco menos amigable que Zapier
- Menos integraciones pre-hechas (aunque las principales están todas)
- Self-hosted requiere mantener el servidor
3. Código propio — para volumen alto o datos sensibles
Cuando el volumen sube (10k+ ejecuciones/mes) o los datos son sensibles (info médica, financiera, PII), Zapier y n8n empiezan a doler.
Alternativa: escribir la automatización en código propio, correr en Cloudflare Workers (o AWS Lambda, Vercel Functions, etc.) y pagar centavos por ejecución.
Conviene si:
- Volumen alto: +10k ejecuciones/mes
- Los datos NO pueden salir de tu infra
- El flujo tiene lógica compleja que Zapier/n8n hacen fea
- Necesitás performance real (millisegundos, no segundos)
- Estás dispuesto a mantenerlo con un dev
Costo típico: USD 5-30/mes por proyecto (Cloudflare Workers) + tiempo de dev inicial (USD 400-1200 según complejidad).
Ejemplo real: los 3 escenarios con la misma tarea
Automatizar: nuevo lead entra por form web → guardar en Google Sheets → mandarle email de bienvenida + notificar por WhatsApp al equipo.
- Zapier: 3 apps conectadas, ~4 tareas por lead. Plan Starter (750 tareas) sirve hasta ~180 leads/mes. Costo: USD 30/mes. Setup: 15 min.
- n8n cloud: Mismo flow. Ejecuciones ilimitadas plan Pro. Costo: USD 20/mes. Setup: 20 min.
- Código propio: Un Worker de 40 líneas de JS. Costo: USD 0 (cabe en tier free). Setup: 2-3 horas.
Cuál elegir? Para 50 leads/mes → Zapier. Para 500-1000/mes → n8n. Para 5000+ o si los leads son sensibles → código propio.
Nuestra recomendación
Después de armar automatizaciones para muchos clientes, este es nuestro decision tree:
- Menos de 1000 tareas/mes + equipo no técnico: Zapier
- 1000-10k tareas/mes o flujos complejos: n8n (self-hosted si podés, cloud si no querés lío)
- +10k tareas/mes o datos sensibles: código propio (Cloudflare Workers)
- Empezás y no sabés qué volumen vas a tener: Zapier plan free primero, escalás según necesites
"La mejor automatización es la que tu equipo entiende y puede modificar sin pedirle a un dev."